HAdW digital 2030. Digitalisierungsstrategie
Stand 27.09.2021
Präambel
Die Heidelberger Akademie der Wissenschaften (HAdW) begreift die Digitalisierung als Wegbereiterin für Innovation in Wissenschaft und Forschung. Die HAdW gestaltet den digitalen Wandel aktiv mit und baut ihre Kompetenzen im Bereich der Digital Humanities sowie ihre IT-Infrastruktur kontinuierlich aus, um ihre Forschung, ihr Wissenschaftsmanagement und ihre Verwaltung zukunftsfähig zu gestalten und qualitativ stetig zu verbessern. Um zukunftsfähig in der nationalen wie internationalen Wissenschaftslandschaft agieren zu können, hat sie sechs strategische Leitmotive identifiziert, für die sie in der vorliegenden Digitalisierungsstrategie jeweils erfolgte Maßnahmen, offenen Bedarf und Entwicklungschancen wie -potentiale aufzeigt:
- Open Access und Open Science;
- Gelehrtengemeinschaft digital;
- Stärkung digitaler Strukturen: Kooperationen und personale Poolbildung im Bereich der Digital Humanities;
- Forschungsbezogene Digitalisierung: Einheitliches digitales Corporate Design und Langzeitarchivierung mit strategischen Partnerinnen und Partnern;
- Digitalisierung der Verwaltung;
- Digitale Kompetenz: Fort- und Weiterbildung.
Die HAdW ist als Wissenschaftsakademie des Landes Baden-Württemberg Gelehrtengemeinschaft und außeruniversitäre Forschungseinrichtung zugleich. Ihren Mitgliedern der Philosophisch-historischen und der Mathematisch-naturwissenschaftlichen Klasse, dem klassenübergreifenden Gespräch über die Fächerkulturen hinweg und ihren Arbeitsgruppen stellt sie digitale Plattformen und Dienste zur Verfügung, um diese neben analogen Formen des wissenschaftlichen Gesprächs bestmöglich vernetzen zu können. Das Spektrum der Forschungsprojekte der Akademie ist breit gefächert, wobei ihre verschiedenen Förderprogramme auf unterschiedliche Zielgruppen bestmöglich abgestimmt sind (Akademienprogramm; WIN-Programm; Landesprojekte; drittmittelfinanzierte Projekte):
Der HAdW kommt innerhalb der geisteswissenschaftlichen Forschung eine besondere Stellung zu, indem sie einen zentralen Beitrag zur geisteswissenschaftlichen Grundlagenforschung von kulturellem Erbe leistet. Die von den Forschungsstellen erarbeiteten Editionen, Wörterbücher, Lexika und Erschließungsvorhaben bilden einen Wissensspeicher, den es zu bewahren gilt, und der durch laufende Projekte sukzessive ausgebaut und vernetzt wird. Akademievorhaben der HAdW sind Wegbereiter digitaler Forschungsmethoden innerhalb der Digital Humanities bzw. der digitalen Geisteswissenschaften. Die Vorhaben erzeugen hochwertige und umfangreiche digitale Forschungsergebnisse und Datensammlungen. Sie tragen damit maßgeblich zur Entwicklung und Anwendung innovativer softwarebasierter Verfahren zu deren Erschließung, Analyse und Publikation bei. Ihre Forschungsdaten im Bereich kulturellen Erbes haben eine hohe Relevanz für die sogenannten „Kleinen Fächer“. Dazu zählen Forschungsdaten materieller Kulturgüter wie Drucke, Handschriften, Inschriften, Papyri, Urkunden und Objekte ebenso wie digitale Repräsentationen immaterieller Kulturgüter.
Mit ihrer Digitalisierungsstrategie gibt die HAdW auch ihren Forschenden, Mitgliedern und Mitarbeitenden eine Orientierung für die Digitalisierung der Forschung sowie für die Nachhaltigkeit von Forschungsdaten, ihrer Veröffentlichung und ihrer Langzeitarchivierung.
1. Freies Wissen: Open Access und Open Science
Wissenschaft und Forschung werden an der HAdW größtenteils durch das Land Baden-Württemberg bzw. durch Bund und Länder finanziert. Öffentlich subventionierte Forschungsergebnisse sollen der Öffentlichkeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. Entsprechend folgt die HAdW einer Open Access- und Open Science-Strategie. Ihre Forschungsergebnisse werden der wissenschaftlichen Gemeinschaft und der breiten Öffentlichkeit damit frei und nachhaltig zugänglich gemacht. Im Sinne der Nachvollziehbarkeit von Forschungsergebnissen umfasst dies sowohl Primärdaten und digitale Werkzeuge als auch die wissenschaftlichen Publikationen selbst. Jedes Projekt ist dem Nachhaltigkeitskonzept der HAdW verpflichtet. Schon bei der Beantragung neuer Projekte sind das Forschungsdatenmanagement, die Nachhaltigkeit der Daten, ihre Langzeitarchivierung und Open Access-Publikationsformen mitzudenken. Die Akademie verpflichtet sich zu den FAIR-Prinzipien (externer Link) der Auffindbarkeit, Zugänglichkeit, Interoperabilität und Wiederverwendbarkeit von Daten.
Publikationen und Forschungsdaten der Forschungsstellen werden unter der von der Deutschen Forschungsgemeinschaft empfohlenen Creative Commons-Lizenz CC BY veröffentlicht – digital und in geeigneten Fällen auch in einem Print-on-demand-Verfahren –, sofern nicht bestehende Verlagsverträge oder andere Finanzierungsquellen dagegenstehen. Bei zukünftigen Verlagsverträgen für die Reihen der HAdW ist seit 2017 eine Freistellung („Moving Wall“) nach längstens zwei Jahren zu vereinbaren, sodass gegenwärtig schon ein Großteil der Veröffentlichungen Open Access erscheint. Grundsätzlich sind bei Rechteabtretungen an Dritte (bsp. Verlage) lediglich einfache Nutzungsrechte einzuräumen.
2. Gelehrtengemeinschaft digital
Die HAdW ist in erster Linie – aber nicht nur – ein analoger Ort des wissenschaftlichen Gesprächs und des intellektuellen Diskurses. Zur besseren digitalen und fächer- wie standortübergreifenden Vernetzung ihrer Mitglieder und Klassen versteht sich das Referat Wissenschaft und Digitale Infrastruktur als Dienstleister für digitale Maßnahmen und Angebote: Für ihre ordentlichen und korrespondierenden Mitglieder wurde 2020 eine digitale Publikationsplattform eingerichtet, die intern, passwortgeschützt und sicher die gegenseitige Bereitstellung von Publikationen ihrer Mitglieder, die entweder Open Access erschienen oder nicht entsprechend lizenziert sind, insbesondere im PDF-Format erlaubt.
Während die Akademiesitzungen seit Sommer 2020 pandemiebedingt nur in digitaler Form als Videokonferenzen stattfinden, ist die Fortführung einer hybriden Form als Mischung aus physischer Präsenz und digitaler Teilnahme der Mitglieder geplant, sobald es die Lage und die Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg wieder zulassen. Damit bleibt sichergestellt, dass die Sitzungsteilnahme auch Mitgliedern mit eingeschränkter Mobilität oder jenen, die sich temporär im Zusammenhang mit einem Forschungsaufenthalt im Ausland aufhalten, ermöglicht wird.
Den verschiedenen Arbeitsgemeinschaften, die sich in den Klassen oder klassenübergreifend gebildet haben und sich aktuellen wissenschaftlichen Diskursen widmen, werden diverse digitale Tools und Dienste angeboten, die in Kapitel 4.3 näher ausgeführt sind (insb. Cloud-Dienste). Digitale Auftritte der Arbeitsgemeinschaften, ihrer Ergebnisse und ihrer Publikationen auf der Website können in Zukunft deren Sichtbarkeit erhöhen und als Plattform für Diskussionsbeiträge oder andere Veröffentlichungen dienen.
Den Mitgliedern stehen für wissenschaftliche Veröffentlichungen verschiedene Buchreihen zur Verfügung: Heidelberger Akademische Bibliothek (Alfred Kröner; Open Access nach 12 Monaten), Schriften der Philosophisch-historischen Klasse der Heidelberger Akademie der Wissenschaften (Winter) und Schriften der Mathematisch-naturwissenschaftlichen Klasse (Springer Spektrum). Mittelfristig wird beabsichtigt, die Veröffentlichungen in allen genannten Reihen Open Access, mindestens mit einer vereinbarten Moving Wall von höchstens zwei Jahren, online realisieren zu können. Darüber hinaus können Mitglieder aufgrund einer mit der Universitätsbibliothek Heidelberg geschlossenen Vereinbarung Monographien und Sammelbände auch Open Access bei Heidelberg University Publishing (heiUP) veröffentlichen. Zudem stellt die HAdW Publikationen zu ihrer Geschichte, Sitzungsberichte und abgeschlossene Schriftenreihen ihrer Klassen in retrodigitalisierter Form Open Access zur Verfügung.
3. Stärkung digitaler Strukturen
3.1. Digitale Netzwerke: Partnerinnen und Partner
Im Land Baden-Württemberg: Die HAdW konzentriert eine große Anzahl an Expertinnen und Experten in den Digital Humanities, deren Expertise genutzt wird, um die Akademie als solche in Bezug auf Fragen der digitalen Forschungsumgebungen, der Langzeitarchivierung und der Nachnutzung von Daten noch besser aufzubauen. Das 2018 etablierte Veranstaltungsformat „Runder Tisch Digitalisierung BW“ soll Partnerinnen und Partner im Land Baden-Württemberg in Austausch bringen, da die HAdW zur Umsetzung einer zeitgemäßen Digitalisierungsstrategie auch auf die Unterstützung von strategisch wichtigen Partnerinnen, namentlich der Landesuniversitäten und besonders deren Bibliotheken und Rechenzentren, die schon sehr produktiv und erfolgreich in Form von Kooperationen eingebunden sind, angewiesen ist.
Insbesondere die Universitätsbibliothek und das Universitätsrechenzentrum der Universität Heidelberg sind Partner von tiefgreifender Bedeutung. Auf lokaler Ebene engagiert sich die HAdW zudem im Heidelberg Forum Digital Humanities. Ihre Kompetenzen im Bereich der digitalen Geisteswissenschaften bringt sie über Ihre Referatsleitung Wissenschaft und Digitale Infrastruktur auch beispielsweise in das Research Council des Field of Focus 3 „Kulturelle Dynamiken in globalisierten Welten“ der Universität Heidelberg ein.
Für die Zukunft sollen zudem weitere Kooperationsverträge mit den Universitäten sowie den Universitätsbibliotheken des Landes geschlossen werden, die auch die Zusammenarbeit im Bereich der Digital Humanities regeln werden. Weitere strategische Partnerinnen und Partner auf Landesebene können die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW), das Landeshochschulnetz Baden-Württemberg (BelWü), das Baden-Württembergische Begleit- und Weiterentwicklungsprojekt für Forschungsdatenmanagement (bw2FDM) sowie der Arbeitskreis Forschungsdatenmanagement in Baden-Württemberg (AK FDM) sein.
National: Auf der Ebene der Union der deutschen Akademien der Wissenschaften und ihrer Schwesterakademien, mit denen mittelfristig teilweise bilaterale Kooperationsverträge vereinbart werden sollen, stellt die HAdW institutionelle Mitglieder der Arbeitsgruppe „eHumanities“, die ein Forum zum Informationsaustausch, zur kooperativen Entwicklung von gemeinsamen Lösungen und zur Beratung von Fragen des Urheberrechts, digitaler Publikation und Open Access bietet.
Die HAdW ist zudem Teil von AGATE: A European Gateway for the Academies of Sciences and Humanities, einem von der Union der deutschen Akademien der Wissenschaften betriebenen Forschungsinformationssystem für die europäische Akademienforschung, das die Sichtbarkeit und Auffindbarkeit von Forschung an den europäischen Akademien verbessern soll. Alle seit 1979 durchgeführten Akademievorhaben sind hier verzeichnet und mit individuellen „AGATE Identifiern“ ausgestattet. Durch eine „Virtuelle Bibliothek“ als Metakatalog werden digitale Publikationen und Datenbestände zentral nachgewiesen.
Außerdem ist die HAdW seit 2021 im neu gegründeten Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. institutionelles Mitglied. Die HAdW setzt sich zum Ziel, in denjenigen Konsortien mitzuwirken, in denen sie sich mit entsprechender fachlicher Kompetenz ihrer Forschungsstellen und -projekte einbringen kann: Sie ist Mitantragstellerin des NFDI-Konsortiums The German Human Genome-Phenome Archive sowie beteiligte Institution an den in der Phase der Antragstellung befindlichen NFDI-Konsortien Text+. Language- and Text-Based Research Data Infrastructure sowie 4Objects. Research Data Infrastructure for the Material Remains of Human History.
International: Über die nationale Wissenschaftslandschaft hinaus kooperieren die Forschungsstellen im Bereich der Digital Humanities mit verschiedenen internationalen Partnerinnen und Partnern. Neben Einzelprojekten und Kooperationen mit Bibliotheken, Museen und anderen Institutionen sind dies beispielsweise Analyse et Traitement Informatique de la Langue Française (ATILF), Archaeological Research Infrastructure for Archaeological Data Networking in Europe (ARIADNEplus, Horizon 2020 project), The Coalition for Archaeological Synthesis (CfAS), Cuneiform Digital Library Initiative (CDLI), Institut des Textes et Manuscrits Modernes (ITEM), International Digital Epigraphy Association (IDEA), National Archives Nepal und Neotoma Paleoecology Database (Neotoma).
3.2. Interne Strukturen, Vernetzung und Optimierung durch personelle Poolbildung in den Digital Humanities
Der gesamte Bereich der Digitalisierung und der Digital Humanities wird als strategische Querschnittsaufgabe angesehen, wobei deren forschungsbezogene Bereiche im Wissenschaftsmanagement des Referats Wissenschaft und Digitale Infrastruktur der Geschäftsstelle angesiedelt sind. Das Referat versteht sich als Dienstleister für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie für die Mitglieder der HAdW, um sie in allen Feldern der Digitalisierung koordinierend zu unterstützen. Damit werden bestmögliche Rahmenbedingungen für die Digitalisierung ihrer Forschung und das Forschungsdatenmanagement geschaffen, weiterentwickelt und dadurch die Güte ihrer Forschung und die Sichtbarkeit ihrer Forschungsergebnisse gefördert.
Die Schaffung des Referats Wissenschaft und Digitale Infrastruktur ist das Ergebnis eines 2019 abgeschlossenen Umstrukturierungsprozesses, der zu einer Bündelung aller Aktivitäten der HAdW in den Bereichen wissenschaftliche Koordination, digitale Aktivitäten und Nachwuchsprogramm in einem Referat führte. Die bisherige Wissenschaftliche Koordinatorin wurde damit zur Referatsleiterin. Das Referat besteht planstellenseitig aus seiner Leitung und seinen Mitarbeitenden in den Bereichen Systemadministration, Digital Humanities und Datenbanken und Vertragsangelegenheiten, Bibliothek, Datenschutz und Schriftenreihen.
Neben dem Qualitäts- und Projektmanagement der Akademievorhaben (aktuell 17 im Akademienprogramm; acht im WIN-Programm; vier drittmittelgefördert) koordiniert die Referatsleitung weiterhin alle Aktivitäten im Bereich der Digital Humanities, die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie und alle weiteren Felder des Wissenschaftsmanagements, das mit dem WIN-Programm auch den Bereich des wissenschaftlichen Nachwuchses einschließt (WIN-Kolleg, Akademiekonferenzen, Akademie-Kolleg). Sie wird durch zwei wissenschaftliche Hilfskräfte (z.T. im Akademienprogramm umgelegt) unterstützt.
Um das große intellektuelle Potential aller wissenschaftlichen Mitarbeitenden in den Forschungsstellen, die im Bereich der Digital Humanities arbeiten, noch besser nutzen zu können, werden diese mittelfristig noch stärker in das strategische Wissenschaftsmanagements des Referats Wissenschaft und Digitale Infrastruktur einbezogen, wobei ihre Vernetzung mit der jeweiligen Forschungsstelle gewahrt bleibt. Diese Restrukturierung des wissenschaftlichen Personals aus dem Bereich der Digital Humanities sowie der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte wird zur Vereinheitlichung der Software-Strukturen beitragen und etwaige Parallelentwicklungen unterbinden. Aufgrund der angedachten Umbauten des Hofhauses durch das Universitätsbauamt Heidelberg werden mittelfristig entsprechende Raumkapazitäten geschaffen werden, um über das bisherige Kernteam hinaus weiteren Personen Arbeitsplätze zur Verfügung stellen zu können.
Zur Förderung der internen Kommunikation, des gegenseitigen Austauschs, gemeinsamer Projekte und von Synergieeffekten findet unter Federführung des Referats für Wissenschaft und Digitale Infrastruktur ein monatliches HAdW digital-Treffen statt, an dem alle Mitarbeitende der Forschungsstellen aus dem Bereich der Digital Humanities sowie auch externe Partnerinnen und Partner für Gastvorträge teilnehmen.
4. Forschungsbezogene Digitalisierung
4.1. IT-Infrastruktur
Der gesamte Bereich der Hardwarebeschaffung ist im Referat Wissenschaft und Digitale Infrastruktur zentralisiert. Die Beschaffung für Standardgeräte läuft dabei gemäß der Verwaltungsvorschrift Beschaffung über das Logistikzentrum Baden-Württemberg (LZBW), der zentralen Beschaffungsstelle des Landes Baden-Württemberg, sowie über die Rahmenverträge BW-PC, BW-Notebook bzw. BW-Workstation der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg im Auftrag des Landes Baden-Württemberg. Seit 2021 werden standardisiert Laptops samt Dockingstations und ggf. Peripheriegeräten angeschafft, um Möglichkeiten des mobilen Arbeitens zu gewährleisten.
Im Rahmen der IT-Infrastruktur arbeitet die HAdW auf Grundlage einer 2018 getroffenen Kooperationsvereinbarung eng mit dem Rechenzentrum der Universität Heidelberg (URZ) zusammen. Dies betrifft insbesondere Leistungen in der Bereichen Datennetz, Einbindung in das Identitymanagementsystem, E-Mail-Dienste, Speicher- und Backupdienste, Webhosting, Teilnahme an Ausschreibungen und Rahmenverträgen, Unterstützung bei Wartung und Administration sowie Fort- und Weiterbildung. Für Dienste, die das URZ nicht zur Verfügung stellen kann, ist die HAdW auf externe Dienstleister angewiesen.
2020 wurde auch mit Hilfe eines IT-Dienstleisters die sukzessive Virtualisierung der gesamten Serverinfrastruktur begonnen. Bis dato noch physisch vorhandenen und zum Teil in den Forschungsstellen an den universitären Standorten des Landes befindliche Server wurden damit in der Heidelberger Geschäftsstelle zentralisiert und virtualisiert. Dank dieser Transformation von traditioneller Infrastruktur mit physischen Instanzen hin zum zukunftssicheren Einsatz von Cloud-Infrastruktur können die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ortsungebunden über das Internet auf die IT-Ressourcen zugreifen, was insbesondere Datenserver und Datenbanken betrifft. Zudem kann forschungsstellenspezifisch flexibel auf den entsprechenden Bedarf an Speicherkapazitäten und Serverperformance reagiert werden. Nicht zuletzt wird hiermit auch das Referat entlastet, indem der Dienstleister Wartung und Software-Updates besorgt. 2021 wurde außerdem mit der Virtualisierung von Computern begonnen, was zum einen Vorteile der Fernwartung impliziert und zum anderen insbesondere den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Dienstlaptops auch ortsunabhängig mit Fernzugriff auf Datenbanken, Datenserver und Netzwerklaufwerke nutzen zu können.
Digitalisierung bedarf grundlegender Mechanismen der IT- und Cybersicherheit, die strategische Aufgaben und Teil des Risikomanagements der HAdW sind. Sie arbeitet in diesem Bereich eng mit einem externen IT-Dienstleister und dem Rechenzentrum der Universität Heidelberg zusammen.
4.2. Forschungsdaten und Forschungsdatenmanagement
Die Verantwortlichkeit für das Forschungsdatenmanagement (FDM) liegt bei den Forschungsstellenleitungen bzw. den Projektverantwortlichen. Diese können auch projektspezifisch Beauftragte für das FDM benennen. Innerhalb der HAdW beraten das Referat Wissenschaft und Digitale Infrastruktur bzw. die 20222 einzusetzende Kommission für Digital Humanities und Langzeitarchivierung ihre Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler. Ferner dokumentieren die Forschungsvorhaben ihr Datenmanagement, ihre Softwareanwendungen und -entwicklungen sowie ihre Workflows für Daten und Publikationen adäquat. Die HAdW versteht unter Forschungsdaten all jene Quellen, Materiale und Ergebnisse, die im Rahmen eines Forschungsvorhabens erhoben, gesammelt, ermittelt, erzeugt, beschrieben und/oder analysiert werden:
In der Beratung von Antragstellenden für Projektplanungen wird den digitalen Aspekten geplanter Vorhaben ein hoher Stellenwert zugesprochen. Um den projektbezogenen Bereich der Digital Humanities bestmöglich begleiten zu können, ist in die Antragsphase stets auch das Referat Wissenschaft und Digitale Infrastruktur und sein Knowhow einzubeziehen sowie für Fragen der Langzeitarchivierung und -verfügbarmachung externe Partnerinnen und Partner wie insbesondere die entsprechenden Universitätsbibliotheken des Landes. Neben einem Digitalisierungskonzept müssen Anträge einen Datenmanagementplan vorweisen, der von der Projektplanung über die Datenbearbeitung und -analyse bis hin zur Veröffentlichung und Langzeitarchivierung alle Phasen des Datenlebenszyklus abdeckt.
4.3. Software-Portfolio
Im Bereich der Windows-Betriebssysteme und Anwendungen von Microsoft Office partizipiert die HAdW gegenwärtig an einer Rahmenvereinbarung des Universitätsrechenzentrums der Universität Heidelberg. Zur Bearbeitung und zum Management von Forschungsdaten steht den Mitgliedern sowie den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ein Software-Portfolio verschiedener Tools und Dienste zur Verfügung, die nahezu ausschließlich mit Open Source-Lösungen arbeiten und fast ausschließlich auf eigenen Servern betrieben werden. Diese dienen primär dem Forschungsdatenmanagement, d.h. allen im Rahmen der Organisation und technischen Umsetzung nötigen Maßnahmen im Umgang mit Forschungsdaten wie Erhebung, Aufzeichnung, Bearbeitung, Speicherung, Qualitätssicherung, Archivierung und Veröffentlichung.
Primärdaten Serverinfrastruktur |
Primärdaten Cloud-Speicher |
Datenbanken XML |
Datenbanken SQL |
Kollaboration Collabora-Office Cloudbasierte Büroanwendungssuite |
Projektmanagement Redmine Projektplanung, Wiki, Diskussionsforum |
Kommunikation Mattermost Instant-Messaging-Dienst für Einzel- und Gruppenchats |
Kommunikation BigBlueButton Videokonferenzsoftware |
4.4. HAdW digital: Open Access-Datenbanken und -Publikationen
Den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der HAdW und ihren Mitgliedern steht eine Bandbreite von Publikations- und Präsentationsformen zur Verfügung, die den Betrieb digitaler Plattformen sowie die digitale Langzeitarchivierung betreffen. Gemeinsam mit anderen Partnerinnen und Partnern, insbesondere der Universitätsbibliothek Heidelberg, ist damit die freie und nachhaltige Bereitstellung von Dokumenten und Forschungsergebnissen garantiert. Die Anbindung an weitere Kooperationspartnerinnen wird kontinuierlich ausgebaut. Zur Datenpräsentation und generellen Bündelung ihrer digitalen Angebote wird die HAdW 2021 die Plattform HAdW digital einem grundlegenden Relaunch unterziehen, um ihre Publikationen zielgruppenspezifisch und angepasst für die jeweiligen Fächerkulturen bereitstellen und präsentieren zu können. HAdW digital wird bestehende und abgeschlossene digitale Forschungsdaten, Publikationen und Präsentationsformen zentralisieren und vernetzen (www.hadw-bw.de/hadw-digital).
Open Access-Datenbanken der Akademievorhaben
Aktuell weist HAdW digital 22 Datenbanken auf, die Open Access verfügbar sind (siehe im Detail Anhang 8.1.). Bestehende Datenbanken und ihre Forschungsdaten – digitale Editionen, digitale Wörterbücher, digitale Sammlungen und Bibliographien – werden dabei in der Regel mittels einer durch die HAdW betreute IT-Infrastruktur bereitgestellt, während die HAdW mit Partnerinnen und Partnern zusammenarbeitet, um die Langzeitarchivierung und -verfügbarmachung von Forschungsdaten und Publikationen zu gewährleisten. Frühzeitig werden hierfür strategische Planungen initiiert. Bezüglich der Forschungsdaten selbst ist im Einzelfall zu prüfen, welche Repositorien – auch fachspezifischer Natur – nach Laufzeitende zu wählen sind.
In der Langzeitarchivierung von Forschungsdaten fallen durch mehrere Aspekte Kosten an (insb. initiale Kosten; Beschaffung; Betrieb und Wartung). Die zum Teil jährlichen und mittelfristig stark ansteigenden Kosten für Dienstleistungen im Bereich des Betriebs und der Wartung der Langzeitarchivierung und -verfügbarmachung von Forschungsdaten, welche die Partnerinnen und Partner der HAdW nach dem Laufzeitende der entsprechenden Akademievorhaben in Rechnung stellen, werden gegenwärtig als Eigenleistung über den Grundhaushalt erbracht. Zukünftig müssen in diesem Bereich strukturell nationale Lösungen gefunden werden, insbesondere durch Netzwerke wie die Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. (siehe oben in Kapitel 3.1.).
Open Access-Schriftenreihen der HAdW und ihrer Akademievorhaben
Die Universitätsbibliothek Heidelberg und die HAdW arbeiten seit 2016 im Bereich der Digital Humanities eng zusammen. Die Kooperation nutzt für Projekte der HAdW im Bereich des digitalen Editieren und Publizierens die leistungsfähige technische Infrastruktur und die umfangreichen Erfahrungen der UB beim Aufbau und im Betrieb digitaler Plattformen sowie bei der digitalen Langzeitarchivierung. Die Forschungsergebnisse werden damit über deren Vernetzung und Verlinkung weltweit verfügbar gemacht, wobei eine spezifische Katalogisierung die Sichtbarkeit in Nachweissystemen und Suchmaschinen sicherstellt. Schließlich werden die Forschungsergebnisse und Dokumente datentechnisch auf dem aktuellen Stand gehalten und bleiben somit auch langfristig verfügbar.
Bei der Bereitstellung von Open Access-Publikationen der HAdW, ihrer Mitglieder, laufender wie abgeschlossener Vorhaben und von retrodigitalisierten Publikationen auf der Plattform HAdW digital wird insbesondere der von der Universitätsbibliothek Heidelberg entwickelte Heidelberger Digitalisierungsworkflow DWork genutzt, der PDF- und Bilddateien bzw. Digitalisate gedruckter Publikationen sowie von Handschriften zu präsentieren, archivieren, editieren, annotieren und kommentieren erlaubt. Abrufbar sind die Bände über eine entsprechende URL gemäß dem Muster www.digi.hadw-bw.de/view/akronym. Stabile Zitierlinks und die Einbettung von URNs („Uniform Resource Names“), DOIs („Digital Object Identifier“), Metadaten und IIIF-Manifesten sichern in DWork die Nachhaltigkeit der Daten.
Bislang sind damit insgesamt acht Schriftenreihen und zwei Zeitschriften der HAdW (siehe im Detail Anhang 8.2.) sowie 16 Schriftenreihen aktueller wie abgeschlossener Forschungsstellen der HAdW (siehe im Detail Anhang 8.3.) Open Access veröffentlicht. Abhängig von früheren Verlagsverträgen werden schließlich sukzessive ältere Veröffentlichungen der HAdW und ihrer Forschungsstellen einer Retrodigitalisierung unterzogen, um sie online Open Access bereitstellen zu können.
Zur Open Access-Publikation von Aufsätzen und Arbeitspapieren werden die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ermutigt, freie Publikationsplattformen wie Zenodo zu nutzen, die stabile Zitierlinks in Form von DOIs erlauben. Die HAdW hat dort eine eigene Instanz (‚community‘) eingerichtet, um die Publikationen ihrer Mitglieder und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in einem Verzeichnis zu zentralisieren.
4.5. Bereitstellung und Veröffentlichung von Forschungsdaten
Für die Bereitstellung von Forschungsdaten verschiedenster Art stehen der HAdW außerdem – gerade auch im Rahmen ihrer Partnerschaften mit anderen Institutionen – diverse Dienste und Tools zur Verfügung: Eigene Serverinfrastruktur; Dienste der Universitätsbibliothek Heidelberg: heidICON und heiDATA; GitLab in Kooperation mit der Akademie der Wissenschaften und der Literatur | Mainz; RDF-Repositorium auf der von der HAdW gemeinsam mit der Akademie der Wissenschaften und der Literatur | Mainz betriebenen Plattform „LOD.ACADEMY: Linked Open Data and Graph Technologies in Academies of Sciences and Beyond“. Die Akademievorhaben sollen fachspezifische Repositorien für ihre Forschungsdaten nutzen.
Die HAdW stellt ihren Forschungsvorhaben neben eigenen Präsentationsmöglichkeiten auf ihrer Webseite die Möglichkeit zu eigenen projektbezogenen Internetauftritten zur Verfügung. Je nach Projekt werden hier Forschungsdaten, Datenbanken und/oder weitere Publikationen bereitgestellt.
Hinsichtlich der Datenstandards der Datenbanken liegt bislang ein Schwerpunkt im XML- und im SQL-Bereich. Die fachliche Expertise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HAdW im Bereich der Digital Humanities deckt durch stetige Fort- und Weiterbildungen (siehe Kapitel 6) aber auch andere Zukunftsentwicklungen wie beispielsweise den Bereich der Graphentechnologien ab. Die HAdW richtet sich dabei auf fachspezifische Standards der entsprechenden Akademievorhaben und an den Richtlinien der Deutschen Forschungsgemeinschaft aus. Sie wird sich zudem an zukünftigen Entwicklungen innerhalb des Verbundes der Union der deutschen Akademien der Wissenschaften sowie der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) e.V. orientieren.
Die Akademievorhaben sollen die online bereitgestellten Materialien in fachspezifisch idealer Weise vernetzen und verlinken, was eine optimale Verbreitung und weltweite Verfügbarkeit der bedeutenden Dokumente ermöglicht. Dabei beschreibt Linked Open Data (LOD) – d.h. in Beziehung gesetzte öffentlich verfügbare Daten – das Bestreben, Datensätze in einer Form zu veröffentlichen, dass sie miteinander und maschinenlesbar in Beziehung gesetzt werden können (‚Linked Open Web‘), was besondere Anforderungen an Aufbereitung, Kuratierung und Veröffentlichung stellt und Standards für Datenaustausch und Vernetzung bedarf, die nicht nur für den Menschen (bsp. HTML; Java Script; CSS), sondern auch für Maschinen lesbar sind (XML; RDF). Die HAdW ruft ihre Forschungsprojekte dazu auf, – wo geboten – die Voraussetzungen für LOD zu schaffen, um ihre Interoperabilität und die Vernetzung von Forschungsdaten zu stärken. Hierzu betreibt die HAdW gemeinsam mit der Akademie der Wissenschaften und der Literatur | Mainz einen Triplestore auf der Plattform „LOD. ACADEMY. Linked Open Data and Graph Technologies in Academies of Sciences and Beyond“.
Zudem wird den Forschungsstellen die Integration von Normdaten in ihre Datenbanken empfohlen als normierte und kuratierte Sammlungen insbesondere über Personen und Geographika in mensch- und maschinenlesbarer Form mittels eindeutigen Bezeichnern (bsp. GND-Referenznummer), die damit die Anreicherung, Verknüpfung und Analyse von Forschungsdaten erlauben. Dadurch finden andere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler die eigenen digitalen Ressourcen, ein strukturierter und maschinenlesbarer Zugriff wird ermöglicht und die Daten werden in einen größeren Kontext der jeweiligen Fächerkulturen und darüber hinaus zur Verfügung gestellt. Normdaten betreffen insbesondere Personen (z.B. GND der Deutschen Nationalbibliothek), Geographika oder auch historische Perioden, Symbole, Architekturelemente, Materialien und physische Formen.
5. Digitalisierung der Verwaltung
Der stete technologische Wandel impliziert auch neue Gestaltungsmöglichkeiten für ein modernes Wissenschaftsmanagement von Forschungseinrichtungen. Die Digitalisierung betrifft damit auch die Nutzerinnen- und Nutzerorientierung, die Effizienz der Verwaltung und all ihre internen Abläufe und Workflows.
2020 wurden in der Buchhaltung der HAdW bereits entsprechende Voraussetzungen für die eRechnung geschaffen. In der Buchhaltung findet die Software HIS-FSV für die Finanz- und Sachmittelverwaltung Anwendung. Ein 2021/22 in Betrieb zu nehmendes Datenbanksystem auf der Grundlage von SugarCRM ist eine Software für Customer-Relationship-Management, die in der Geschäftsstelle der digitalen wie analogen Kommunikation mit Mitgliedern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Partnerinnen und Partnern dient. Sie ersetzt eine bis dato verwendete und durch die HAdW eigens entwickelte Personendatenbank.
Zur Verbesserung des Projektmanagements wird 2021 zudem im Bereich der IT-Infrastruktur und der Digital Humanities innerhalb des verantwortlichen Referats ein zentrales Ticketsystem für IT-Anfragen jeglicher Art ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeführt, das auch eine Priorisierung der Anfragen erlaubt. Dem strategischen Wissenschaftsmanagement dienen Datenbankeigenentwicklungen, die die datenschutzkonforme Verwaltung und das Projektmanagement der wissenschaftlichen Akademievorhaben gewährleisten. Das Intranet für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird 2021/22 grundlegend überarbeitet. Es bietet als ‚digitales Handbuch‘ Formulare, Leitfäden und Dokumentationen von Arbeitsprozessen zum Download an. Formulare jeglicher Art werden künftig entweder im PDF-Format digital ausfüllbar sein oder als HTML-Formular vorliegen, das via sicherer HTTPS-Verbindung direkt an die Geschäftsstelle geschickt werden kann.
Im Jahr 2022 wird in der Geschäftsstelle ein neues Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden, das individuell Beschränkungen, Zugriffsrechte und Benutzerrollen sowie Workflows definieren lässt und die sichere und langfristige Langzeitarchivierung garantiert.
Zukünftig sollen digitale Antragsportale auf dem Internetauftritt eingeführt werden, die nicht nur eine sichere Übermittlung von Projektanträgen in den unterschiedlichen Förderinstrumenten, die der HAdW zur Verfügung stehen, und von Nominierungen für die Preise der HAdW erlauben, sondern auch eine digitale und damit einfachere Weiterverarbeitung der Daten, die den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung entspricht. Langfristig wird die Einführung einer digitalen Personalakte Abläufe in der Verwaltung vereinfachen und Prozesse optimieren. Während die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden bislang mit von ihnen dokumentierten Stundenzetteln erfasst werden, wird gegenwärtig geprüft, ob diese mittelfristig über ein elektronisches System der Arbeitszeiterfassung verwaltet werden können.
6. Digitale Kompetenzen: Fort- und Weiterbildung
Die Mitarbeitenden der HAdW bauen ihre Fähigkeiten stets aus, um ihre digitalen Kompetenzen kontinuierlich in einem sich stetig wandelnden Umfeld der Digital Humanities zu fördern. Diese Fort- und Weiterbildung im digitalen Bereich ist ein strategisches Anliegen der HAdW. Das Referat für Wissenschaft und digitale Infrastruktur berät und vermittelt den Mitarbeitenden verschiedene Formate und Angebote der Weiterbildung. Die HAdW arbeitet hierbei eng mit dem Rechenzentrum der Universität Heidelberg und mit dem Heidelberger Forum Digital Humanities zusammen.
7. Für eine zukunftssichere digitale Akademie 2030
Die HAdW hat im Rahmen ihrer finanziellen Ausstattung durch die Grundfinanzierung sowie der Projektförderung ihres WIN-Programms durch das Land Baden-Württemberg sowie im Rahmen des von Bund und Ländern getragenen Akademienprogramms einen soliden Gestaltungsspielraum, der es ihr ermöglicht, ihre digitalen Aktivitäten zukunftssicher und innovativ zu gestalten.
Die HAdW baut ihren digitalen Wissensspeicher kontinuierlich aus. Ihre Digitalität ermöglicht Baden-Württembergische Spitzenforschung und trägt zur innovativen Bewahrung des kulturelles Erbes bei. Der Idee einer Open Science folgend veröffentlicht die HAdW prinzipiell Open Access. Ihre Mitglieder sehen sich auch in einer digitalen Gelehrtengemeinschaft verbunden. Die HAdW stärkt ihre digitalen Strukturen beständig auf allen Ebenen, um an neueren Entwicklungen zu partizipieren und beste Voraussetzungen für ihre Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zu schaffen. Sie ist der Langzeitarchivierung und Langfristverfügbarmachung von Forschungsdaten verpflichtet und sichert deren nachhaltige Bereitstellung im Verbund mit staken Partnerinnen und Partnern. Ihr Netzwerk im Land Baden-Württemberg, auf nationaler wie auch internationaler Ebene erweitert sie kontinuierlich. Die stete Stärkung der digitalen Kompetenz ihrer Mitarbeitenden ist Kernelement ihrer Digitalisierungsstrategie.
Die in der vorliegenden Digitalisierungsstrategie skizzierten bereits erfolgten Maßnahmen, die beschriebenen Strategien sowie die aufgezeigten Entwicklungschancen und -potentiale tragen zu einer zukunftssicheren digitalen Akademie 2030 bei.