Am 28.01.2017 vom Plenum der Akademie beschlossen.
Präambel
Die Heidelberger Akademie der Wissenschaften (HAdW) misst der digitalen Sichtbarkeit ihrer Forschungen, Organisation und Veranstaltungen sowie der möglichst breiten digitalen Zugänglichkeit und langfristigen digitalen Archivierung von Forschungsergebnissen eine große Bedeutung zu. Sie folgt damit bezüglich ihrer Forschungsprojekte einer Open-Access- und Open-Science-Strategie, bei der die öffentlich subventionierten Forschungsergebnisse auch unentgeltlich der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, wo immer dies sinnvoll und rechtlich erlaubt ist. Diese Strategie richtet sich nicht gegen das gedruckte Buch, welches zu fördern die Akademie nach wie vor bestrebt ist. Zur Umsetzung dieser Grundsätze verfolgt die HAdW fünf Ziele:
1. Website, Homepage
Sie stellt sich selbst und jedes ihrer Forschungsprojekte auf ihren Websites in weitgehend homogener Form und nach einem Corporate-Design-Konzept der HAdW dar. Von allen Websites gibt es eine deutsche und eine englische Fassung; in Einzelfällen kann es auch eine Fassung in anderen Sprachen geben.
Sie informiert Ihre Mitglieder (und gegebenenfalls weitere Personenkreise) über Ereignisse in der Akademie auf der
Homepage der HAdW sowie durch einen Newsletter. Der Newsletter erscheint zweimal im Jahr, auf Wunsch auch in gedruckter Form; er dient auch als Grundlage für das Jahrbuch.
Sie eröffnet die Möglichkeit zur Einrichtung von Diskussionsgruppen.
2. Open Access
Alle Projekte und Forschungsstellen der HAdW verpflichten sich, ihre Ergebnisse in digitaler Form für die Nutzer unentgeltlich zugänglich zu publizieren. Werden die Ergebnisse in gedruckter Form vorgelegt, so ist in begründeten Fällen eine Karenzzeit von bis zu zwei Jahren vorgesehen, sofern nicht gravierende verlags- oder bibliotechnische Gründe dagegensprechen.
Sie stellt – im Verbund mit den Universitätsbibliotheken des Landes Baden-Württemberg – Publikationen ihrer Forschungsstellen frei und unter der von der Deutschen Forschungsgemeinschaft empfohlenen Creative-Commons-Lizenz „CC BY“ digital sowie in geeigneten Fällen durch Print-on-demand zur Verfügung, sofern nicht bestehende Verlagsverträge dagegenstehen oder andere Finanzierungsquellen bestehen. Bei zukünftigen Verlagsverträgen mit den Reihen der Akademie ist eine Freistellung („Moving Wall“) nach längstens zwei Jahren zu vereinbaren.
3. Langzeitarchivierung
Sie trägt im Rahmen ihrer finanziellen Möglichkeiten auch Sorge für die digitale und unentgeltlich zugängliche Langzeitarchivierung ihrer Publikationen (z.B. Jahrbücher) und Forschungsdaten und stellt die Zugänglichkeit der Daten über die Laufzeit der Projekte sicher. Dazu gehören auch das Einscannen älterer Forschungsmaterialien und Retrodigitalisierungen. Diese digitale Archivierung ersetzt nicht die Sorge für die Aufbewahrung und Pflege der Originalmaterialien.
4. Digitale Methoden und Datenbanken
Sie unterstützt die Forschungsstellen in ihren jeweiligen Digitalisierungskonzepten und koordiniert den Aufbau der Datenbanken und Websites nach möglichst kompatiblen Standards. Die Forschungsstellen sind daher angehalten, digitale Vorhaben mit der IT-Abteilung der HAdW abzustimmen. Zudem sind sie dazu verpflichtet, sich finanziell am Aufbau, Unterhalt und Abwicklung der digitalen Infrastruktur zu beteiligen.
5. Vernetzung und Zusammenarbeit
Sie ist bemüht, die verschiedenen Datenbanken miteinander zu vernetzen, etwa durch eine gemeinsame Suchmaschine. Dabei wird auch an eine Zusammenarbeit mit anderen Akademien innerhalb der Union der Akademien sowie den Digitalisierungskonzepten der Landesuniversitäten gedacht.